はじめに

個人・法人を問わず、事業を開始した後、数か月たつと書類がたまってくると思います。

最近は必要のないものはプリントせずにデータとして残しておく方法をとることもあります

が、それは自社(自分)が作ったものだからできる方法で、紙ベースで送られてきた書類

はスキャナーで読み取って ・ ・ ・ と巷ではよくいいますが、なかなかそうはいかない

と思います。取引が終わったからといってすぐには捨てられないと思います。

法律にも規定があり会社法では10年間、税法では7年間と保存年数が決まっています。

さらに電子帳簿保存法(略称)というものがあり、要は税法で保存が要求されている帳簿

等をデータで保存する場合には届出をして要件を満たしてからにしてください、という法律

もあります。

このたまってきた書類をどう整理するのか ・ ・ ・ 迷うと思います。 このページでは、

たまってきた書類をどうやって整理するのかを書いていきたいと思います。

ただ、ここに書いてあるからといってこれが正しいというものではありません。自分自身の

業務の性質にあわせてこのページに書いてある方法と異なる方法で整理し直したり、ある

いはま全く違う方法で行ってみたりすることもいいと思います。

ここで書く内容は、私が税務署勤務時代に調査した数百の法人や個人が行っていた方

法の最大公約数プラス税法の基準とお考えいただいていいと思います。とはいっても、そ

んなに難しいものではありません。 基本の部分はとてもシンプルなものです。

整理整頓の方法などというものは、自分なりの方法を編み出さなければなかなか上手く

いかないもので、本屋にいけばそれに成功した人の方法論は書店に行けばたくさん置い

てあります。 そういう類の方法論はそれらの本を読んでください。

ここは税理士事務所のホームペジなので経理処理に役立つ書類の整理方法という視点

で書いていきたいと思います。

概要

 取引の一連の流れで出てくる書類を順番に並べると以下のようになります。

 

   当社が売り上げる場合              当社が購入する場合

 

   見積書(控)                     見積書

    ↓                            ↓

   請求書(控)                     請求書

    ↓                            ↓

   決済                          決済

   (現金出納帳)                   (現金出納帳)

   (預金通帳)                     (預金通帳)

   (当座預金照合表)                (当座預金照合表)

    ↓                            ↓

   領収書等(控)                   領収書等

 

 これ以外でもいろいろと出てくるじゃないか、と思われるかもしれませんが、それらは取引

 の年月日、内容、金額などの取引条件を決めるために作成されるもので最終的に取引が

 成立すれば上記の書類でこと足りると思います。あるいは、いつも同じ取引だから上記以

 外のものを省略することも多いと思います。

 会社の経理を行ううえで必要なものは、これでほとんどそろいます。あとは取引の内容に

 より自社の処理として資産に計上するのもの、掛け取引ならばその処理のための情報を

 集めることになります。